对外经济贸易大学 学校公告

 

关于提交2009年举办国际会议申报表及其相关材料的通知

时间:2008-09-01

 

各单位:

根据教育部的要求,我校应于9月底上报2009年举办国际会议年度计划。

请各单位抓紧提交本单位2009年举办国际会议的申请。申请应以校内请示的形式提交,本通知中要求填写的举办国际会议申报表及其附表(附件2)以及其他相关材料应作为该请示的纸质附件一同提交

校内请示获得批复准予办理的,请各单位务必在923日前将该校内请示全套材料的复印件报我处汇总,同时提供所有文件的电子文档(发至 fao@uibe.edu.cn ),以便统一制定我校的年度计划,上报上级主管部门。

在申报中,各单位应注意认真学习我校关于«举办国际会议的管理规定(试行)»以及附件1中的工作流程,并严格遵照执行。特别需要注意的是:

1)                    不在2009年举办但拟在2009年对外承诺或公布的会议也要在此次年度计划中上报。

2)                    拟在中国大陆除北京以外的其他地区举办国际会议,应由会议举办地点的有关机构主办并由其向当地外事部门报批。

3)                    与境外机构合作举办国际会议或拟接受其资助的,请详细了解其章程、网页、出版物、以往活动、成员情况。具体要求请询我处交流科。

4)                    承办我国境内其他单位主办的国际会议,应由该主办单位提供获准举办国际会议的正式批文和商请我校承办的公函。我校不需在年度计划中上报。

5)                    涉及港澳台机构、人员的国际会议须上报,具体规定请询我处交流科。

提交举办国际会议申报表及其附表时,应准确填写以下信息:

1               会议的名称(中、英文)

2               会议的意义和必要性

3               主办单位、合办单位以及协办单位名称(全称、简要介绍及网址),如为境外机构,需提供相关背景材料(中英文名称、章程、组织机构、政治背景、对华态度、历次活动等,具体要求请询我处交流科)

4               该会议如果是年会或系列会议的一部分,需提供该会议的总体情况以及以往(至少前两届)会议的名称、主题、承办单位等情况的简要介绍

5               主题、议题、日程(应根据会议情况参照“对外经济贸易大学举办国际会议申报表”的附表1-“会议日程”制定)

6               举办时间、地点

7               规模:与会人员总数、外宾人数、港澳台人数

8               拟邀请的主要境外人员(含港澳台人员)名单(填写“对外经济贸易大学举办国际会议申报表”的附表2)

9               会议的经费来源,如由校外机构提供,须提供该机构的名称、简要介绍和相关证明(如是境外机构,应提供其中英文名称、章程、组织机构、政治背景、对华态度、历次活动等,具体要求请询我处交流科)

10           是否邀请党和国家领导人、教育部或其它部委领导以及外国政要或前政要出席会议(在逐个会议上报申请时还须专文上报)

11           是否邀请校领导出席相关活动

12           拟邀请境内外媒体情况

13           安全应急方案

注:境外被邀请人名单汇总表中的英文姓名、所在单位(中英文)、国籍、职务或职称、与会身份为必填项,其他信息可在逐个上报会议申请时进一步补充。

附件:

2)举办国际会议申报表对外经济贸易大学举办国际会议申报表.doc及其

特此通知。

国际处

200891

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